Regulamin

Regulamin konferencji pn. „A-talks“

Postanowienia ogólne.
  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Konferencji pn. „A-talks”, która odbędzie się 19-20 maja 2016 roku w Hotelu Marina Club, Siła 100 k/Olsztyna, 11-036 Gietrzwałd.
  2. Organizatorem Konferencji jest Axium M.Kubiak K.Boudali Spółka jawna z siedzibą w Warszawie, ul. Puławska 257/122, 02-769 Warszawa), wpisana do Sądu Rejonowego dla Warszawy Mokotów. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000458127, NIP 123-100-16-32
  3. Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która dokonała rejestracji na Konferencję poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej www.a-talks.pl i otrzymała potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.
  4. Partnerami Konferencji są podmioty trzecie współpracujące z Organizatorem.
  5. Przesyłanie zgłoszenia do Organizatora wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu.
Warunki uczestnictwa.
  1. Udział w konferencji jest bezpłatny.
  2. Warunkiem udziału w Konferencji jest poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie www.a-talks.pl i potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji przez Organizatora.
  3. Z uwagi na brak odpłatności za udział w Konferencji warunkiem udziału w Konferencji jest wyrażenie przez Uczestnika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych zawartych w formularzu w celach marketingowych przez Organizatora oraz podmioty trzecie współpracujące z Organizatorem, a także zgody na otrzymywanie ofert drogę elektroniczną od Organizatora oraz podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem.
  4. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa dnia 10.05.2016r. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji on-line na Konferencję po wyczerpaniu 120 miejsc. Uczestnik może zostać wówczas wpisany przez Organizatora na listę rezerwową.
  5. Organizator informuje o otrzymaniu zgłoszenia do udziału w Konferencji poprzez automatyczne wysłanie wiadomości mailowej na adres podany w formularzu.
  6. O zaakceptowaniu zgłoszenia Organizator informuje Uczestnika poprzez przesłanie potwierdzenia uczestnictwa w Konferencji pocztą elektroniczną. Przesłanie przez Organizatora potwierdzenia uczestnictwa w Konferencji stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a Uczestnikiem drogą elektroniczną.
  7. Organizator ma prawo do odrzucenia zgłoszenia bez podania przyczyny. W przypadku odrzucenia zgłoszenia Organizator usunie dane osobowe zawarte w formularzu rejestracyjnym i nie będzie ich przetwarzał w inny sposób.
  8. W dniu konferencji Uczestnik obowiązany jest do potwierdzenia swojej obecności w Recepcji Konferencji celem otrzymania imiennego identyfikatora, który upoważnia go do wejścia i przebywania na terenie miejsca Konferencji.
  9. Uczestnik ma prawo do odwołania uczestnictwa w Konferencji ze wskazaniem przyczyny odwołania.
  10. W przypadku odwołania swojego uczestnictwa w Konferencji Uczestnik ma prawo wskazać osobę, która będzie w jego zastępstwie uczestniczyć w Konferencji, natomiast Organizator może taką zmianę odrzucić bez podania przyczyny.
Zasady konferencji.
  1. Program Konferencji jest dostępny na stronie www.a-talks.pl
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji w dowolnym czasie, jednocześnie zobowiązuje się do podania do wiadomości Uczestników aktualnego programu przed rozpoczęciem Konferencji.
  3. Każdy Uczestnik otrzymuje podczas Konferencji materiały konferencyjne oraz imienny identyfikator.
  4. Koszt pobytu Uczestników na Konferencji tj. noclegu oraz poczęstunku pokrywa Organizator.
  5. Koszt przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
Dane osobowe i wizerunek.
Administratorem danych osobowych Uczestników Konferencji jest Organizator.
  1. Wyrażenie zgody na przetwarzanie przez Organizatora oraz podmioty trzecie współpracujące z Organizatorem danych osobowych podanych w formularzu rejestracyjnym w celu weryfikacji zgłoszenia i  organizacji Konferencji oraz w celach marketingowych, także wyrażanie zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną od Organizatora i podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem jest dobrowolne, jednakże – z uwagi na brak odpłatności za udział w Konferencji – warunkuje możliwość uczestnictwa w Konferencji.
  2. Osobie, której dane są przetwarzane w każdym czasie przysługuje prawo do wglądu do swoich danych osobowych, w tym m. in. uprawnienie do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one nieaktualne, niekompletne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
  3. Organizator usunie dane osobowe zawarte w formularzu rejestracyjnym i nie będzie ich przetwarzał w inny sposób w przypadku odrzucenia zgłoszenia udziału w Konferencji.
  4. Wycofanie przez Uczestnika zgody, o której mowa w pkt. 2 powyżej jest jednoznaczne z wycofaniem swojego udziału w Konferencji.
  5. Zebrane dane osobowe mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Organizatora oraz podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem.
  6. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności danych osobowych.
  7. Podczas Konferencji Organizator ma prawo do przeprowadzenia sesji fotograficznych oraz nagrywania materiałów wideo, rozpowszechniania nagrań i zdjęć z Konferencji w internecie, prasie oraz na potrzeby marketingu własnego oraz podmiotów współpracujących z Organizatorem. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z Uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych. Osoba, która takiej zgody nie wyraża zobowiązana jest do poinformowania Organizatora w formie pisemnej lub poprzez pocztę elektroniczną o rezygnacji z uczestnictwa najpóźniej w trakcie rejestracji w dniu Konferencji. Uczestnik nie ma prawa do żądania wynagrodzenia za rozpowszechnienie jego wizerunku w związku z uczestnictwem w Konferencji.
  8. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników i publikowania nazw firm wraz ze stanowiskami osób biorących udział w Konferencji.
Odpowiedzialność.
  1. Uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i jego przestrzegania.
  2. W trakcie Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa obowiązujących w miejscu Konferencji.
  3. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminów obiektu, którym odbywać się będzie Konferencja.
  4. Wobec Uczestnika łamiącego przepisy prawa oraz zasady przyzwoitego zachowania, Organizator zastrzega sobie prawo zastosowania środków dyscyplinarnych, włącznie z wykluczeniem Uczestnika z dalszego udziału w Konferencji.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia i szkody materialne oraz szkody na osobie powstałe bez jego winy, w szczególności wynikające z nieprzestrzegania warunków uczestnictwa.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia, zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego kierowanego przez Partnera Konferencji do Uczestników Konferencji.
Konkurs
  1. Podczas Konferencji Organizator przeprowadzi konkurs na najlepszy slogan Konferencji.
  2. Organizator oświadcza, że Konkurs nie jest grą losową, loterią fantową, zakładem wzajemnym, loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, ani żadną inną formą przewidzianą w ustawie z dnia z dnia 19 listopada 2009 r. (Dz.U. Nr 201, poz. 1540) o grach hazardowych.
  3. W Konkursie mogą wziąć udział Uczestnicy, którzy wyrażą zgodę na przetwarzanie przez Organizatora oraz podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem wskazanych w formularzu zgłoszeniowym danych osobowych na potrzeby przeprowadzenia konkursu i w celach marketingowych oraz wyrażą zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną od Organizatora i podmiotów trzecich współpracujących z Organizatorem.
  4. Osobie, której dane są przetwarzane w każdym czasie przysługuje prawo do wglądu do swoich danych osobowych, w tym m. in. uprawnienie do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one nieaktualne, niekompletne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
  5. Wycofanie zgody, o której mowa w pkt. 3 powyżej jest jednoznaczne z wycofaniem swojego udziału w Konferencji.
  6. Udział w Konkursie i udostępnienie związanych z tym danych jest dobrowolne, jednakże – z uwagi na brak odpłatności – warunkuje możliwość uczestnictwa w Konkursie.
  7. Uczestnicy Konkursu otrzymają formularz konkursowy, na którym znajduje się numer rejestracyjny Uczestnika Konkursu oraz zadanie konkursowe – wpisanie sloganu Konferencji.
  8. Wyboru zwycięscy Konkursu dokona 3 osobowe jury wskazane przez Organizatora.
  9. Kryterium wyboru zwycięzcy będzie najbardziej kreatywny (najciekawszy) pomysł na slogan Konferencji.
  10. Ogłoszenie wyników odbędzie się 20 maja 2016 r. na zakończenie Konferencji.
  11. Formularze konkursowe można będzie składać do 20 maja 2016 r. do godziny 12.00.
  12. Uprawnienie do nagrody nie może być przeniesione na osobę trzecią.
  13. Każdy z Uczestników Konkursu może zrzec się prawa do nagrody.
  14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niemożność odbioru nagrody z przyczyn leżących po stronie Uczestnika Konkursu.
  15. Uiszczenie należnych podatków od nagrody należy do Organizatora.
  16. Organizator Konkursu nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie przez Uczestników Konkursu praw autorskich lub dóbr osobistych osób trzecich.
Postanowienia końcowe.
  1. Konferencja ma charakter imprezy zamkniętej i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu/miejsca Konferencji z powodów od siebie niezależnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody i utracone korzyści w związku z odwołaniem lub zmiany terminu/miejsca Konferencji.
  3. W przypadku konieczności odwołania lub zmiany terminu/miejsca Konferencji Organizator poinformuje o tym drogą elektroniczną oraz poprzez zamieszczenie stosownego komunikatu na stronie internetowej Konferencji.
  4. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres kontakt@a-talks.pl w terminie 3 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie dnia 4 kwietnia 2016 r.
4 stycznia 2016